Как эффективно работать с электронной почтой

Электронная почта один из самых важных рабочих инструментов для тех, кто работает в сфере коммуникаций, предоставление услуг, а также для специалистов всех уровней, которые участвуют в создании новых продуктов, координации и контроле бизнес-процессов. Однако, проверка электронной почты, может занять несколько часов и иногда требует много дополнительных усилий. Как избежать лишних затрат времени и повысить эффективность работы с почтой, читайте далее.

Создайте фильтры

Любой почтовый клиент или сервис, позволяет создавать фильтры, что разрешит отсортировать почту и выделить наиболее важные письма.

Не тратить на написание письма больше определенного времени

Помните, что улучшать стиль и искать грамматические ошибки можно бесконечно, но от этого вы не станете эффективнее. Определите сколько времени вы можете потратить на составление или написание конкретного письма. Постарайтесь уложиться в этот срок и по истечении заданного времени, отправляйте письмо.

Создать разные электронные адреса для разных проектов

Если вы ведете несколько проектов, создайте отдельные электронные адреса или группы адресов и настройте переадресацию или определите расписание, как часто вы будете проверять новые “ящики”. Таким образом, вы сможете в первую очередь разбирать почту для наиболее приоритетных проектов, а менее важные оставить на потом. Также вы легко сможете отключить переадресацию и таким образом отказаться от получения писем по проектам, которые вам больше не интересны.

Создайте автоматические ответы

Если вы уже используете разные электронные адреса для разных проектов, настройте авто-ответы с вариантами решений стандартных проблем по которым к вам обращаются. Таким образом, возможно, вам и не потребуется готовить отдельный ответ для некоторых обращений, а ваш клиент получит помощь сразу после отправки запроса.

Отпишитесь от рассылок, которые вам не интересны

Часто, письма от информационных рассылок, могут составлять до 70% всех “входящих”. Многие просто игнорируют такие письма и сразу отправляют их в корзину. Однако, это также требует времени и рассеивает внимания. Чтобы сэкономить время, отпишитесь от неважных рекламных рассылок. Для важных сервисов, установите настройки таким образом, чтобы получать уведомления не чаще чем один раз в неделю. Заказывая товары или услуги через интернет, комментируя сайты, регистрируясь в различных он-лайн сервисах, сразу отказывайтесь от предлагаемых рекламных рассылок.

Некоторые письма не требуют мгновенного ответа

Часто, если письмо адресовано нескольким адресатам, кто-то другой может ответить за вас, а в некоторых случая, автор письма сам может решить проблему. Научитесь определять такие письма и откладывайте их; помните, допустимым считается ответить на письмо в течении 24 часов.

Фото: Flickr, Tony Webster