7 рекомендаций чтобы ваши письма читали, а отчеты были понятны

Независимо от того творческая у вас профессия или нет, вам приходится сталкиваться с подготовкой текстовой информации – это отчеты, письма, пресс-релизы, доклады, учебные работы. Подобная работа занимает не меньше времени, чем подготовка к ней, т.е. сбор информации, ее обработка, произведение расчетов и подготовка прогнозов.

Как писать лучшие письма?

  1. Следуйте стандартам. Если в выбранном вами жанре есть определенные стандарты и правила – следуйте им. Придерживайтесь рекомендуемого порядка подачи информации, характера оформления. Подобные стандарты и негласные правила существуют для деловых писем, отчетов об исследованиях, пресс-релизов и служебных документов, учебных работ.
  2. Вычитывайте текст минимум два раза. Не полагайтесь, что текстовый редактор распознает все ошибки: опечатки, могут оказаться правильной версией другого слова, некорректное склонение или неправильное смысловое использование слов также не будет считаться ошибкой. Если есть возможность попросите вычитать текст коллегу или близкого человека – их “свежий взгляд” сможет выявить ошибки и “неровности”. Если такой возможности нет, сделайте перерыв между проверками и попробуйте прочитать текст наоборот. Этот прием используют редактора, чтобы найти грамматические ошибки, ведь он позволяет сосредоточиться на каждом слове и не прочитать текст по диагонали.
  3. Избегайте канцеляризмов. Слова и фразы “в соответствии с”, “настоящим сообщаем”, “оказать содействие” и подобные им, облегчают подготовку писем и докладов – с их помощью, легче “связать” слова и предложения между собой. Но их использование усложняет восприятие текста. Большинство таких выражений можно “опустить”, заменить одним словом или более простым словосочетанием.
  4. Поместите главную идею в первый абзац. Если вы не пишете художественное произведение, воспользуйтесь правилом подготовки пресс-релизов от PR-менеджеров – передайте основную суть вашего сообщения в первом абзаце. В последующих абзацах раскройте детали. Этот прием позволит увеличить количество людей, узнавших об основной сути вашей проблемы или отчета, т.к. многие из адресатов могут не дочитать сообщение до конца.
  5. Упрощайте. Этот правило работает как для художественных текстов, так и для деловой документации. Подготовив рассказ или доклад, при правке, уберите все лишнее, это неинтересные детали, слишком подробные описания, не влияющие на смысл текста слова-связки и частицы.
  6. Тренируйтесь и учитесь. Как в спорте и в науке, при подготовке текстов, независимо от их типа и жанра, чем больше вы тренируйтесь, тем лучше получается. Чем больше вы будете писать, там легче, грамотнее будут ваши тексты.
  7. Читайте. Чем больше вы читаете, тем богаче ваш словарный запас, тем лучше вы владеете словом. При чтении, запоминайте приемы и обороты, которые вам понравились, переносите их в свои работы. Если написание текстов, независимо от их жанров, важная часть вашей работы или учебы, рекомендуем прочесть “Слово живое и мертвое” (автор Нора Галь), “Как писать книги” (автор Стивен Кинг), “Новостная интернет-журналистика” (автор Александр Амзин).